Datenschutzerklärung
für Kunden der von der Tuwag Immobilien AG bewirtschaften Liegenschaften
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Aus diesem Grund orientieren wir uns bei der Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten am hohen europäischen Datenschutzstandard, dies im Hinblick auf die Revision des schweizerischen Datenschutzgesetzes. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie, welche Arten von personenbezogenen Daten wir erheben, wie diese Daten genutzt werden, an wen sie übermittelt werden und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte Sie im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung der Daten haben. Ausserdem beschreiben wir, mit welchen Massnahmen wir die Sicherheit der Daten gewährleisten und wie Sie als betroffene Person Kontakt mit uns aufnehmen können, wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzpraxis haben. Diese Datenschutzpraxis wird gegenüber allen Interessensgruppen (Mieter, Mietinteressenten, Mit- und Stockwerkeigentümern, Eigentümern und weiteren Auftraggebern) angewendet.
I. Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten?
Wir, Tuwag Immobilien AG, bewirtschaften im Namen und im Auftrag von unseren Kunden die jeweiligen Liegenschaften (u.a. Mit-/ und Stockwerkeigentumsgemeinschaften, Mietobjekte, wie auch Bauprojekte). Im Rahmen der Bewirtschaftung und Betreuung der entsprechenden Liegenschaften bearbeiten wir als Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten.
Für Anfragen betreffend die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden:
Tuwag Immobilien AG, Einsiedlerstrasse 25, 8820 Wädenswil
Telefonnummer: 044 783 15 50
E-Mail Adresse: datenschutz@tuwag.ch
II. Erhebung von personenbezogenen Daten
Wir haben Ihre personenbezogenen Daten entweder im Rahmen der Bewirtschaftung des Sie betreffenden bzw. interessierenden Objektes von Ihnen selbst oder von Dritten (wie Eigentümer oder vorgängige Liegenschaftsverwaltungen) erhalten, welche Ihre Daten an uns rechtmässig übermittelt haben.
III. Verarbeitung der Daten von Mietern
1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Im Rahmen der Bewirtschaftung Ihres Mietverhältnisses mit dem entsprechenden Eigentümer Ihres Mietobjektes verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten, welche wir im Rahmen des Anmeldeprozesses (siehe dazu Ziff. IV) erhoben haben bzw. zusätzlich bei Vertragsschluss bei Ihnen einholen:
Anrede
Name / Vorname
Adresse
Geburtsdatum
Zivilstand
Bürgerort
Staatsangehörigkeit / Aufenthaltsbewilligung
Beruf / akademischer Titel
Telefonnummern
E-Mail
Kontodaten
Arbeitgeber mit den benötigten Kontaktangaben
Einkommen
Betreibungsregisterauszug
Derzeitiger Vermieter mit dessen Kontaktangaben
Grösse des derzeitigen Objektes, den Mietzins und die Mietdauer
Grund des Wohnungswechsels
Anzahl der Personen, welche das Objekt bewohnen werden
Anzahl der Kinder, welche das Objekt bewohnen werden und deren Alter
Haustiere
Musikinstrumente
Hausratversicherung
Weitere Referenzen
Wie Sie auf das Mietobjekt aufmerksam geworden sind
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Bearbeitung der Personendaten im Zusammenhang mit der Abwicklung des Mietvertrags ist aufgrund des überwiegenden Interesses von uns und des entsprechenden Eigentümers gerechtfertigt.
Die Bearbeitung Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihrer Staatsangehörigkeit ist zudem durch Gesetz gerechtfertigt.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist erforderlich für die optimale Bewirtschaftung des Sie betreffenden Mietobjekts (Erfüllung und Durchsetzung von Rechten und Pflichten aus dem Mietvertrag), wie z.B. für die Überprüfung Ihrer Identität, die Überprüfung der Einzahlungen der Mietzinsen, die Erstellung der Neben- und Betriebskostenabrechnung sowie die Kommunikation mit Ihnen.
Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Meldepflichten, wie z.B. nach dem Gesetz über das Meldewesen und die Einwohnerregister des Kantons Zürich (MERG), ist die Bearbeitung Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihrer Staatsangehörigkeit erforderlich.
4. Dauer der Speicherung
Sämtliche Mieterdaten werden gelöscht, sobald das Mietverhältnis beendet und vollständig abgewickelt ist. Eine darüberhinausgehende Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten kann erfolgen, wenn dies aufgrund von Aufbewahrungs- oder Dokumentationsvorschriften, oder zur Rechtswahrung (insbesondere zu Beweiszwecken) erforderlich ist.
IV. Bearbeitung von Daten von Mietinteressenten
1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Personen, die an einem konkreten Mietobjekt interessiert sind, können sich mit einem Anmeldeformular, welches sie an den Wohnungsbesichtigungen oder direkt von der Tuwag Immobilien AG erhalten, anmelden. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die von Ihnen im Anmeldeformular angegebenen Daten an uns übermittelt. Im Rahmen dieses Anmeldeprozesses für Mietinteressenten für ein konkretes Mietobjekt werden folgende personenbezogenen Daten direkt bei Ihnen als Mietinteressent erhoben:
Anrede
Name / Vorname
Adresse
Geburtsdatum
Zivilstand
Bürgerort
Staatsangehörigkeit / Aufenthaltsbewilligung
Beruf / akademischer Titel
Telefonnummern
E-Mail
Kontodaten
Arbeitgeber mit den benötigten Kontaktangaben
Einkommen
Betreibungsregisterauszug
Derzeitiger Vermieter mit dessen Kontaktangaben
Grösse des derzeitigen Objektes, den Mietzins und die Mietdauer
Grund des Wohnungswechsels
Anzahl der Personen, welche das Objekt bewohnen werden
Haustiere
Musikinstrumente
Hausratversicherung
Weitere Referenzen
Wie Sie auf das Mietobjekt aufmerksam geworden sind
Mit Ausfüllen und Unterzeichnung des Anmeldeformulars zwecks Eintragung in unsere Warteliste wird Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verwendeten personenbezogenen Daten eingeholt. Das Anmeldeformular enthält in diesem Zusammenhang auch einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung.
Ferner ermächtigen Sie uns mit Ausfüllen und Unterzeichnung des Anmeldeformulars, Auskünfte bei von Ihnen angegebenen Dritten (Betreibungsamt, Arbeitgeber und/oder Vorvermieter) zur Überprüfung Ihrer Angaben auf dem Anmeldeformular einzuholen. Diese Auskünfte werden bei denjenigen Mietinteressenten eingeholt, die tatsächlich als Mieter eines konkreten Mietobjekts in Frage kommen. In diesem Fall werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Name
Adresse
Beruf/akademischer Titel
Einkommen
Informationen über das Vorhandensein/Nichtvorhanden sein von Betreibungen in den letzten 2 Jahren
Informationen über den Grund der Beendigung des vorherigen Mietverhältnisses
Grösse des derzeitigen Objektes, den Mietzins und die Mietdauer
Anzahl der Personen, welche das Objekt bewohnen werden
Zahlungsmoral
Zum Zweck der Einholung von Auskünften bei Dritten wird diesen entsprechend vorab Ihr Name, Ihre Adresse und gegebenenfalls Ihr Geburtsdatum übermittelt.
2. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für einen Vertragsabschluss bzw. eine Vertragsanbahnung erforderlich. Werden Daten im Anmeldeformular nicht eindeutig als freiwillig gekennzeichnet und erfolgt die Verarbeitung nicht auf der Basis einer Einwilligung, so können wir bei der Verweigerung der Datenverarbeitung unsere beabsichtigte Leistung nicht erbringen.
3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Bearbeitung der Personendaten von Mietinteressenten eines konkreten Mietobjekts im Zusammenhang mit dem Abschluss eines Mietvertrages (Durchführung vorvertraglicher Massnahmen) ist aufgrund des berechtigten Interesses von uns und des Eigentümers gerechtfertigt.
Die Bearbeitung der Personendaten von Mietinteressenten, welche sich in eine Warteliste eintragen lassen möchten, ist durch deren Einwilligung gerechtfertigt.
4. Zweck der Datenverarbeitung
Die Bearbeitung dieser Personendaten ist erforderlich für
das Versenden von Angeboten (Vertragsanbahnung) und Absagen an Mietinteressenten, sowie die Abschätzung, ob der jeweilige Mietinteressent ein geeigneter Mieter für das konkrete Mietobjekt ist (wie z.B. anhand der Bonitätsprüfung, Überprüfung der Identität etc.).
Darin liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenbearbeitung.
5. Dauer der Speicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Bewirtschaftung des entsprechenden Mietobjekts notwendig ist, sowie darüber hinaus, falls gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationsvorschriften dies vorschreiben. Kommt demnach nach Abschluss des Anmeldeprozesses ein Mietvertrag zustande, so gilt das in Ziff. III.4. Festgehaltene. Kommt definitiv kein Mietvertrag mit einem Mietinteressenten zustande, so werden dessen personenbezogenen Daten spätestens nach 6 Monaten gelöscht.
V. Sicherheit der Verarbeitung
Sämtliche Datenbearbeitungen sind bei uns technisch und organisatorisch so ausgestaltet, sodass die Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Es wird dies bereits bei der Planung der entsprechenden Datenbearbeitung berücksichtigt.
Die technischen und organisatorischen Massnahmen entsprechen insbesondere dem Stand der Technik, der Art und dem Umfang der Datenbearbeitung sowie den Risiken, welche die Bearbeitung mit sich bringen kann.
VI. Weitergabe an Dritte
Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich auf unseren IT-Infrastrukturen. Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Laufwerke und somit auf Ihre personenbezogenen Daten, sofern dies für die Bewirtschaftung des entsprechenden Objekts oder der Liegenschaft notwendig ist und diese Mitarbeiter für die entsprechenden Kunden zuständig sind. Daten können zudem von unserer IT Abteilung eingesehen werden. Alle Mitarbeiter wurden arbeitsvertraglich auf einen vertraulichen und rechtmässigen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.
Unsere IT-Infrastruktur (Hardware, Software, Application Management, Wartung) wird von externen Dienstleistern betreut.
Soweit zur Erfüllung und Durchsetzung vertraglicher Rechte und Pflichten aus den Verträgen erforderlich, kann eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgen, wie z.B. die Übermittlung Ihres Namens und Ihrer Adresse an
beauftragte Handwerker bzw. Handwerks- und Bauunternehmen zum Zweck der Instandsetzung/-haltung und/oder der Modernisierung des Objektes, beauftragte Messdienstleister (Unternehmen, welches Verbrauchserfassungsgeräte wie Heizung und Warmwasser ablesen) zum Zweck der Erstellung der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung, beauftragte Dienstleistungsunternehmen mit Hauswart- und Unterhaltstätigkeiten zum Zweck der Instandhaltung des Objektes,
Banken/Versicherungen für Sicherheitsleistungen (Mietzinsdepot, Hypotheken), Wasser-, Energie- und Telekommunikationsunternehmen für die Bereitstellung von Wasser, Strom, Heizung und Telekommunikation und die entsprechenden Verwaltungshandlungen.
Soweit für die Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich, können Mitmietern, -eigentümer und anderen Interessengruppen derselben Liegenschaft ihre Verbrauchsdaten, die für die Abrechnung der Neben- und Betriebskosten relevant sind, übermittelt werden.
Die jeweiligen Eigentümer und Vermieter, des Sie betreffenden Mietobjektes, haben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Die Eigentümer und Vermieter sind als Verantwortliche dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten gemäss den anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften zu bearbeiten.
Soweit zur Erfüllung unserer Meldepflichten, wie z.B. nach dem Gesetz über das Meldewesen und die Einwohnerregister des Kantons Zürich (MERG), erforderlich, kann zudem eine Übermittlung Ihres Namens, Ihrer Adresse, Ihres Geburtsdatum sowie Ihrer Staatsangehörigkeit an die zuständige Behörde zum Zweck der Meldung Ihres Ein- und Auszuges erfolgen.
VII. Weitergabe ins Ausland
Es ist die Übermittlung von Personendaten ins Ausland vorgesehen. Und zwar in folgende Staaten:
Europäische Union
Die von uns bearbeiteten Personendaten werden im Auftragsverhältnis auf Servern von Microsoft in Europa gespeichert, wo die geltenden Datenschutzgesetze ein anderes Schutzniveau bieten als in der Schweiz.
VIII. Daten(rück)übertragung an den Eigentümer
Im Zeitpunkt unserer Beauftragung mit der Bewirtschaftung der Liegenschaften durch die Eigentümerschaft übergibt uns diese sämtliche bereits durch sie bzw. die vorherig mandatierte Liegenschaftsverwaltung rechtmässig erhobenen Eigentümer-/Mieterdaten, sowie Mietinteressentendaten. Ab dem Zeitpunkt der Übergabe sind wir für die Bearbeitung Ihrer Personendaten verantwortlich.
Bei Beendigung des Auftragsverhältnisses zwischen uns und der Eigentümerschaft werden wir die Eigentümer-/Mieterdaten, sowie Mietinteressentendaten, die wir bearbeitet haben dem Eigentümer rückübertragen. Nach der Übermittlung sämtlicher Eigentümer-/Mieterdaten und Mietinteressentendaten an den Eigentümer werden diese bei uns gelöscht oder anonymisiert, sofern aufgrund von Aufbewahrungs- und Dokumentationsvorschriften eine darüberhinausgehende Speicherung nicht erforderlich ist.
IX. Ihre Rechte als betroffene Person
1. Allgemein
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, gelten Sie als betroffene Person und es stehen Ihnen – sofern die Voraussetzungen jeweils dazu gegeben sind und je nachdem, ob schweizerisches oder EU-Recht auf Sie anwendbar ist – folgende Rechte uns gegenüber zu:
Auskunftsrecht
Recht auf Berichtigung
Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung
Recht auf Löschung der Personendaten
Widerspruchsrecht
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
2. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen – sofern die Voraussetzungen dazu gegeben sind und Sie Wohnsitz in einem EU Mitgliedstaat haben – das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde in der EU zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die anwendbaren Datenschutzvorschriften verstösst.
X. Abänderung der vorliegenden Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden und anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorgaben zu ändern oder anzupassen. Wir werden Sie über alle Änderungen informieren, indem wir eine aktualisierte Datenschutzerklärung auf unserer Website veröffentlichen. Jede Änderung, die wir vornehmen, gilt ab dem Datum, an dem wir sie auf der Website veröffentlichen.
Tuwag Immobilien AG, 01.11.2018 | Version 1.0
